W3 E-Defter

e-Defter Nedir?

e-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hayata geçirilen yasal düzenlemeler ve getirilen zorunluluk kapsamlarıyla elektronik defterlerin iş hayatına entegrasyonu kağıt üzerinde tutulması zorunlu olan yevmiye defteri ve defteri kebirin elektronik ortamda gerçekleştirilmesi, muhafaza ve ibraz edilebilmesi ile açılış ve kapanışlarına ilişkin onay işlemlerinin elektronik ortama taşınması işletmelere işlem kolaylığı, iş gücü tasarrufu ve maliyetleri azaltma gibi kolaylıklar sağlamıştır.

e-Defter Zorunluluğu Kimleri Kapsıyor?

• e-Defter kullanımı 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile bazı mükellef grupları için zorunlu hale getirilmiştir.
• 2013 takvim yılı brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere,
• 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin yayım tarihinden sonra 5015 Sayılı Petrol Piyasası Kanununa göre madeni yağ lisansı alanlar ile 4760 Sayılı ÖTV Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, ithal ve inşa eden mükelleflere,

01/01/2016 tarihine kadar elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. Henüz bu uygulamalara geçiş zorunluluğu bulunmayan mükellefler de gerekli sistemsel altyapıyı kurmalarının ardından Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan izin alarak elektronik fatura ve elektronik defter uygulamalarına geçiş yapabilirler.

e-Defter Uygulamasından Nasıl Yararlanabilirsiniz?

• Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
• Tüzel kişi mükelleflerin 397 ve 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğlerinde yer alan belirlemeler çerçevesinde e-fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,
• Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılım uyumluluk onayı almış olmalıdır.

e-Defterlerin Muhafaza ve İbrazı Nasıl Olacak?

Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

e-Defter Uygulamasını Nasıl Kullanacaksınız?

• XBRL formatına uygun aylık e-Defter hazırlanır.
• Hazırlanan e-Defter e-İmza ya da Mali Mühür ile onaylanır.
• Onaylanan defterin imza/mühür kısmının ve belli bilgilerin yer aldığı berat dosyası oluşturulur.
• Berat Dosyası Tübitak’tan temin edilmiş Zaman Damgası ile onaylanır.
• e-Defter portaline girilerek berat dosyası GİB’e gönderilir.

Mali Mühür

Uygulamayı kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler, düzenledikleri e-Defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar.

“Mali Mühür” cihazı için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB’e ulaştırılması gerekmektedir.

Berat Dosyasının Oluşturulması

GİB’in belirlediği standartlarda ve formatta hazırlanan defter dosyasının mühürlendikten sonra GİB’e gönderilmeden önce bir de berat dosyasının oluşturulması gerekmektedir.

Vergi Usul Kanunu’na göre; sadece berat dosyası oluşturulmuş olan e-Defterler kabul görmektedir. Buradaki amaç; e-Defterin değişmezliğinin ve bütünlüğünün ispat edilmesine yöneliktir.

Berat dosyasında, hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer almaktadır.

Bir sonraki aşamada; berat dosyası GİB’in edefter.gov.tr sayfasında yüklenir.

Beratın GİB tarafından onaylanıp onaylanmadığı da yine bu sayfadan takip edilebilmektedir. Onaylanan berat dosyasının yasal saklama süresince mühürlenmiş olan defter dosyası ile birlikte muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Zaman Damgası Nedir?

Zaman Damgası, belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlar. Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir.

Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur.

Zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası bir kontör olarak adlandırılır. Defterlere de zaman damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada zaman damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine eklenmektedir. Dolayısıyla her defter parçasına konulan zaman damgası da bir kontör olarak hesabınızdan düşmektedir.